Der Corona-Virus hat unseren Arbeitsalltag vielerorts grundsätzlich verändert. So ist in den letzten Monaten der Anteil an Home-Office und mobilen Arbeiten signifikant gestiegen. Doch wer regelmäßig oder über einen längeren Zeitraum von zu Hause arbeitet, sollte dafür sorgen sich einen ordentlichen Arbeitsplatz einzurichten. Familie und Beruf unter ein Dach zu bringen birgt Vorteile aber auch Risiken, schließlich wollen auch zuhause Technik und Daten gesichert werden. Selbstorganisation ist nicht nur in puncto Arbeitsrhythmus gefragt, sondern auch bei Materialien und Dokumenten.
Home-Office oder mobiles Arbeiten?
Vorab eine rechtlich wichtige rechtliche Begriffsdefinition: Im Volksmund wird allgemein der Begriff „Home-Office“ genutzt, auch wenn es sich in vielen Fällen um „mobiles Arbeiten“ handelt. Was ist der Unterschied? Als „Home-Office“ bezeichnet man einen fest installierten Arbeitsplatz am Wohnort. Der Arbeitgeber ist hierbei für die notwendige Ausstattung, wie z.B. Computer, Telefon und gegebenenfalls auch Mobiliar verantwortlich und stellt diese dem Arbeitnehmer zur Verfügung. Dies ist insofern wichtig, da hier die gleichen arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen und das Arbeitsstättenrecht wie im Büro gelten und diese auch vom Arbeitgeber zu kontrollieren sind. Ein Arbeitnehmer muss zur Arbeitszeit genau an diesem Arbeitsplatz erreichbar sein und zu den vereinbarten Zeiten effektiv arbeiten. Vom Home-Office abzugrenzen ist das „mobile Arbeiten“. Der Arbeitsort ist flexibel, sprich mobil, und kann daher theoretisch sowohl Küchentisch, Zugabteil oder die Parkbank sein. Rechtlich handelt es sich hierbei um einen Arbeitsauftrag, dessen Erfüllung nicht ortsgebunden und auch zeitlich nicht immer festgelegt ist. Da Notebooks, Tablets und Smartphones längst in das moderne Arbeitsleben Einzug erhalten haben, findet aktuell aufgrund der vielfältigen Bestimmungen zur Corona-Pandemie meist mobiles Arbeiten zu vereinbarten Zeiten in den eigenen vier Wänden statt.
Abseits von Corona und Quarantäne – warum Home-Office?
Sowohl Home-Office als auch mobiles Arbeiten bringt Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber mit sich, allerdings auch Pflichten, die nicht unter den Tisch fallen dürfen. Das Hauptargument für die Heimarbeit ist die Flexibilität. Arbeit und Familie lassen sich besser kombinieren. Die Zeitersparnis durch wegfallende Arbeitswege oder ein gemeinsames Mittagessen mit den Kindern, sorgen für ein besseres Familiengefühl und steigern somit auch das Wohlbefinden und die Arbeitsmoral des Arbeitnehmers. Ein nicht zu unterschätzender Faktor ist - gerade bei Großraumbüros - der wegfallende Geräuschpegel und folgerichtig auch weniger Ablenkung. Ebenso ist das Home-Office/mobile Arbeiten für viele zum Sinnbild eines modernen Arbeitsverhältnisses geworden und symbolisiert für nicht wenige, eine Form der Wertschätzung des Arbeitnehmers. Wesentlich hierbei: auch zu Hause gelten Regeln und Pflichten. Wichtig ist, dass diese transparent und bestenfalls schriftlich vereinbart werden.
Voraussetzungen für die Arbeit zuhause schaffen
Um ein optimales Arbeitsumfeld zu schaffen, ist ein separates Arbeitszimmer auf Dauer unumgänglich. Die Praxis zeigt jedoch, dass eher das Prinzip „mobiles Arbeiten“ die Realität bestimmt. Meist steht kein separates Arbeitszimmer zur Verfügung. An diesem Punkt gilt es Arbeitsraum dort zu schaffen, wo er möglich ist. Doch welche Kriterien sollten beachtet werden um produktiv und konzentriert zu arbeiten? Suchen Sie sich einen tageslichtdurchfluteten, abgeschirmten Bereich. Eine zusätzliche kleine Lampe kann dabei helfen die Augen zu schonen. Gleichzeitig sollte darauf geachtet werden, dass der Monitor so positioniert wird, dass keine Blendung oder Spiegelung auftritt. Bei Notebooks kann hierbei ein zweiter Monitor hilfreich sein. Sprechen Sie mit Mitbewohnern, dem Partner / der Partnerin und Kindern ab, dass während der Arbeitszeit in diesem Bereich eine Art Ruhezonen-Vereinbarung gilt. Ein vernünftiger Stuhl und Tisch sind ein Muss. Aufrechtes und rückengerechtes Sitzen erspart Rückenschmerzen und innere Unruhe. Ein Esstisch beispielsweise hat automatisch die optimale Höhe und bringt gleichzeitig in den meisten Fällen genug Ablagefläche mit sich. Diese ist für eine ordentliche Arbeitsorganisation wesentlich. Sofa, Bett und Sessel sind hingegen nicht geeignet. Zwar mag dies kurzfristig gemütlich sein, aber die Arbeitsmoral fällt automatisch nach wenigen Stunden rapide ab. Und wer will schon in dieser arbeitsfremden Position vom Video-Call des Chefs überrumpelt werden?
Auch zuhause verpflichtend: der Datenschutz
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) macht auch vor dem Home-Office nicht halt. Personenbezogene Daten bedürfen immer einer strengen Sorgfaltspflicht, egal wo diese verarbeitet werden. Die Datenschutzbehörde darf übrigens auch Home-Office Arbeitsplätze kontrollieren. Machen Sie sich vorab Gedanken, wie Sie Ihre Arbeitsmittel und Materialien sicher verstauen können. Es sind gezielte Schutzmaßnahmen nötig, um nicht Gefahr zu laufen, die Persönlichkeitsrechte Dritter zu verletzen. Für ein datenschutzkonformes Home-Office sollte ein separates Arbeitszimmer in der Wohnung existieren, das sich jederzeit abschließen lässt. Für Unterlagen und Datenträger ist ein abschließbarer Schrank am Heimarbeitsplatz unabdingbar. Hier kann ein Dokumententresor Abhilfe schaffen und bringt den Vorteil mit sich, dass er nebst Zugriffsschutz auch über einen Feuerschutz von Dokumenten verfügt. Für Dokumente in Papierform sollten Ausdruck, Aufbewahrung und auch die datenschutzkonforme Vernichtung geregelt sein. Ebenso wichtig ist die technische Ausstattung bei Home-Office und mobilen Arbeiten. Egal ob PC, Notebook, Tablet und selbstverständlich auch das Dienst-Handy, dürfen in der Regel, sofern nicht anders vereinbart, nur für berufliche Zwecke genutzt werden. Das bedeutet, dass zum Beispiel private E-Mails ebenso wie privates Surfen am Arbeitsplatz zu vermeiden sind. Sichern Sie außerdem alles mit einem ordentlichen Passwort, welches Sie regelmäßig wechseln. Damit kein Mitbewohner oder Besucher Zugriff auf die Daten hat, müssen alle Geräte stets gesperrt werden, sobald der Arbeitsplatz verlassen wird. Ebenso ist sowohl der Inhalt als auch der Datenträger selbst vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Legen Sie hierfür bestenfalls eine verschlüsselte Datensicherung auf einer externen Festplatte an. Diese kann anschließend in einem Datenschutztresor optimal gelagert werden. Es gibt viele Angebote zur Schulung und Sensibilisierung beim Thema Datenschutz – nehmen Sie diese zum eigenen Wohl und dem Ihres Arbeitgebers wahr. Und natürlich ist es immer hilfreich, einen Datenschutzbeauftragten mit ins Boot zu holen.
Der digitale Arbeitsweg – Remote arbeiten
Datenbanken und spezielle Software sind meist nicht so einfach auf einem mobilen Computer zu installieren, daher ist oft ein externer Zugriff auf den Rechner oder das Netzwerk im Büro essenziell. Der Zugriff auf Systeme des Arbeitgebers erfolgt am besten auf geschütztem Wege über ein Virtual Private Network (VPN). Jedes Endgerät sollte selbstverständlich durch ein Anti-Viren-Programm und einer Firewall geschützt sein. Vorsicht auch vor Phishing: Betrüger gehen auf tagesaktuelle Themen bei Phishing-Mails ein; daher öffnen Sie nie unbekannte unangekündigte Anhänge von E-Mails und klicken Sie keine nicht verifizierten Links an, vor allem wenn es um passwortpflichtige Zugänge geht. Machen Sie sich schlau und holen Sie sich zuverlässige Informationen, zum Beispiel beim BSI, dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik. Das BSI hält eine Checkliste für optimales Arbeiten bereit: