Datenschutztresore

Was ist ein Datenschutztresor?

In der heutigen Zeit sind Daten als wichtige Wertgegenstände zu betrachten. Firmen investieren viel Geld um Daten von Kunden oder potentiellen Kunden zu sammeln. Zusätzlich wird in Software investiert um erhobenes Datenmaterial analysieren zu können, daher sollten Daten genauso sorgsam wie materielle Werte geschützt werden. Eine sichere Aufbewahrung der jeweiligen Festplatten, Disketten und anderen Datenträger in einem Datenschutztresor ist daher unumgänglich. Eine sachgerechte Lagerung von personenbezogenen Daten ist zudem durch die Datenschutzgrundverordnung gesetzlich vorgeschrieben. Ein Datenschutzschrank / Datenschutztresor sollte sowohl vor fremden Zugriff als auch vor Feuer schützen. Dies gilt für Papierdokumente genauso wie auch für sensible Daten auf entsprechenden digitalen Datenträgern.

Was muss ich bei der Datenschutzgrundverordnung beachten?

Die Datenschutzverordnung (kurz DSGVO) ist schon seit längeren in aller Munde. Dieses Gesetz ist europaweit gültig und seit 25. Mai 2018 in Kraft. Es regelt den Schutz personenbezogener Daten und betrifft vom Unternehmen bis zu Vereinen jede Institution die Daten speichert und/oder verarbeitet. Auch Selbständige und Freiberufler sind in ihrer beruflichen Ausübung hiervon betroffen. Ein Dokumentenschutztresor sollte daher in jedem Büro vorhanden sein, da nur so der Schutz von Dokumenten und elektronischen Daten vor unbefugten Zugriff auch im Rahmen der DSGVO gewährleistet werden kann. Zwar ist heutzutage die elektronische Verarbeitung von Daten der Standard, jedoch gelten für Papierdokumente die gleichen Grundsätze: sobald persönliche Daten gespeichert werden, müssen auch Dokumente, Akten und Verträge sorgsam aufbewahrt werden, daher ist es sinnvoll einen Dokumententresor zu nutzen in dem auch Din A4 Ordner Platz finden können.

Welcher Tresor eignet sich als Datenschutzschrank?

Ein Datenschutztresor soll vor Verlust, Schaden oder gar Zerstörung von wichtigen Dokumenten bewahren, daher kombiniert er im Optimalfall Einbruchschutz und Feuerschutz. Die erste Frage die sich vor der Anschaffung einen Datentresors stellt ist, welche und wie viele Daten und Gegenstände sollen sicher aufbewahrt werden? Wenn Sie Ihre Daten auf kleinen USB Sticks oder externen Festplatten speichern, reicht ggf. bereits ein kleiner Möbeltresor mit Feuerschutz für die sichere Aufbewahrung der Werte aus. Falls allerdings viele sensiblen Dokumente, allen voran Verträge und Vollmachten, in Papierform sicher aufbewahrt werden müssen, wird ein Datenschutztresor mit entsprechendem Volumen benötigt. Bitte beachten Sie auch, dass in Abhängigkeit von der Art der Daten und dem Zweck Ihres Unternehmens verschiedenen Vorschriften im Rahmen der DSGVO greifen können. Hier müssen dann besondere Standrads wie Grad des Wertschutzes und Feuerschutzes beachtet werden. Viele Tresore für die Anwendung in Unternehmen bieten Platz für Ordner und haben gleichzeitig zusätzliche Fächer für digitale Datenträger. Grund hierfür ist der unterschiedliche „Feuerfest Standard“. Bei Feuerschutztresoren darf eine Maximaltemperatur von 175°C bei Papier, 120°C bei digitalen Medien und sogar lediglich 52°C bei Computerdaten nicht überschritten werden. Durch spezielle zusätzliche Datenschutzeinsätze für Computerdaten werden im Datenschutztresor zusätzliche Wärmeisolationen erzielt. Über die jeweiligen Feuerschutzgrade und die Schutzzeiten für die jeweiligen Materialien finden Sie in den Artikelbeschreibungen weiterführende Informationen.